Dokumentenmanagement hat einen starken Einfluss auf die Produktivität von Unternehmen

Jedes Jahr druckt ein Mitarbeiter in Großbritannien im Durchschnitt sage und schreibe 10.000 Blatt Papier aus, und von diesen 10.000 Blättern landen geschätzte 70% im Müll. Auch haben Untersuchungen gezeigt, dass inmitten der riesigen Papiermengen am Arbeitsplatz bis zu fünf Prozent der Ausdrucke schlicht verloren gehen.

Ein solch hohes Druckvolumen wirkt sich nicht nur negativ auf die Umwelt aus, sondern beeinträchtigt auch die Produktivität. Berichte des Marktforschungsinstituts IDC zeigen, dass Probleme im Zusammenhang mit Druckdokumenten die Produktivität von Unternehmen um 21% sinken lassen.

Auf der Suche nach verloren gegangenen Dokumenten

Bei der Einschätzung der Kosten durch Dokumentendrucke müssen Unternehmen auch das unwiderlegbare Risiko in Betracht ziehen, dass Papierdokumente beschädigt oder verlegt werden. Ohne digitale Unterlagen können wichtige Informationen unwiederbringlich verloren gehen, was Unternehmen eine Vielzahl von Problemen beschert.

Wenn man nicht in der Lage ist, ein benötigtes Dokument für einen potenziellen Kunden rasch aufzufinden, kann dies durchaus Umsatzeinbußen nach sich ziehen. Zudem können aufgrund unzureichender Daten falsche Geschäftsentscheidungen getroffen werden. Und wenn Mitarbeiter gezwungen sind, Hilfe zu suchen, um auf relevante Informationen zuzugreifen, beeinträchtigt dies die Produktivität.

Unnötiges Drucken

Auch der Bürodrucker selbst stellt eine erhebliche Belastung für die Unternehmensressourcen dar. Managed Print UK schätzt, dass bis zu 5% des Jahresumsatzes eines Unternehmens auf Druckkosten entfallen und IT-Abteilungen ein Drittel ihrer Zeit aufwenden, um Druckerprobleme zu lösen.

Ebenfalls problematisch ist die Tatsache, dass ein Drucker im Büro eine potenzielle Quelle für Ablenkungen darstellt. Aus einer Umfrage von Brothers International Corporation geht hervor, dass 61% der Mitarbeiter am Bürodrucker mit Kollegen ein Gespräch anfangen, während nur 31% dies am Wasserspender tun. Zudem kostet es Mitarbeiter Zeit, von ihrem Schreibtisch zum Drucker und zurück zu laufen, und womöglich erst einmal zu warten, bis andere Kollegen mit dem Drucken fertig sind.

Organisation im Büro

Es gibt auch Anhaltspunkte dafür, dass es sich negativ auf die Büroatmosphäre auswirkt, wenn bei Papierdokumenten Durcheinander herrscht. 80% der Büroangestellten stimmten in einer aktuellen Umfrage zu, dass auch nur ein einziger schlecht organisierter Kollege die Produktivität des gesamten Büros beeinträchtigen kann.

Für Dokumentendruck und Dokumentenmanagement sind eine Reihe von Lösungen verfügbar. Durch die Einführung von Kontrollen können Firmen den Papierverbrauch und die Druckernutzung durch einzelne Mitarbeiter verfolgen. Organisationslösungen für das Büro wie Dokumentablagesysteme, Archivierung und Kennzeichnung verringern zudem den Zeitaufwand zum Auffinden erforderlicher Dokumente und steigern die Produktivität beträchtlich.

Rexel hat es sich zum Ziel gesetzt, durch Lösungen zu einer verbesserten Arbeitsplatzorganisation und einer Steigerung der Produktivität von Unternehmen beizutragen. Wir entwickeln kontinuierlich neue und innovative Möglichkeiten zur Effizienzförderung. Um mehr zu erfahren, aktuelle Produktinformationen zu erhalten und über Neuigkeiten informiert zu werden, melden Sie sich bitte unter folgendem Link an.

Wir würden gern erfahren, wie Ihr Unternehmen Druckkosten unter Kontrolle hält und Dokumente nachverfolgt. Wir freuen uns auf Ihre Tipps in den Kommentaren!