Büromaterial bietet grenzenlose Möglichkeiten

Das digitale Zeitalter hat Europas Liebe zum Büromaterial keinesfalls gemindert. Hefter, Locher, Schreibtisch-Organiser, Ablagekörbe, Textmarker, Scheren und so weiter findet man in den meisten Büros immer noch zuhauf.

Denn schließlich ist Büromaterial ein elementarer Bestandteil eines jeden Arbeitsplatzes. Man braucht es für eine Vielzahl von Aufgaben und auch zur Organisation des Büros. Doch warum gefällt es vielen Arbeitskräften auf der ganzen Welt so sehr?

Büroartikel steigern die Kreativität der Mitarbeiter

Bei Büromaterial geht es um Vielfalt, und es gibt unzählige verschiedene Warengruppen für das Büro. Diese große Materialauswahl kann eine enorme Wirkung auf die Arbeitsweise und insbesondere auf die Kreativität der Mitarbeiter haben. Büromaterial hat schließlich die Fähigkeit „kreatives Potenzial freizusetzen“, wie manche es beschreiben, und gilt vielen als Quelle grenzenloser Möglichkeiten. Es ist doch gut, wenn man sich im Augenblick der Inspiration darauf verlassen kann, einen Notizblock zur Hand zu haben.

Selbst einzelne Produkte können eine Quelle der Kreativität sein. Das JOY Sortiment kombiniert leuchtende Farben mit ergonomischen Formen und stimuliert Menschen am Arbeitsplatz zu Kreativität und Produktivität. Dank des gerade erweiterten Sortiments können Mitarbeiter nun aus einem noch größeren, farblich abgestimmten Produktprogramm wählen.

Produktives Arbeiten unterstützen

Ausreichend verschiedenartiges Büromaterial vorrätig zu haben, fördert nicht nur die Kreativität der Mitarbeiter, sondern auch ihre Produktivität. Tatsächlich wurden die JOY Farben extra wegen ihrer Fähigkeit ausgewählt, das Gehirn zu effizienter Arbeit anzuregen. Büromaterial zu nutzen, um einen Arbeitsplatz effizient zu machen, liegt auf der Hand. Doch Studien haben ebenso gezeigt, dass mangelnde Organisation am Arbeitsplatz tatsächlich einen negativen Eindruck bei Kollegen hervorrufen kann. So ergab eine von Adecco durchgeführte Umfrage, dass 57 % der Befragten ihre Kollegen anhand eines unordentlichen Schreibtisches beurteilen würden.

Einen reibungslosen Arbeitsablauf im Büro zu garantieren, hat großen Einfluss auf die Optimierung der Produktivität, und Büromaterial spielt dabei eine wesentliche Rolle. Auch wenn immer mehr Dokumente online gespeichert werden, muss auch das Ablagesystem im Büro auf dem Laufenden gehalten werden.

Eine Umfrage unter 1500 Arbeitskräften ergab vor Kurzem, dass sich 72 % der Befragten weniger produktiv fühlen, wenn sie in einem schlecht organisierten Büro arbeiten – damit ist klar, wie wichtig ein ordentliches Büro ist.

Büromaterial am Arbeitsplatz organisieren

Es kommt immer wieder vor, dass Büromaterial im Laufe des Jahres verschwindet. Eine gute Möglichkeit, das Beste daraus zu machen, ist die Einführung einer sogenannten „Büromaterial-Amnestie“, bei der Mitarbeiter an einem festen Zeitpunkt ihren Büromaterialschrank durchgehen, ihre Schubladen leeren und alles wegwerfen, was kaputt ist. Durch das regelmäßige Auffüllen zur Neige gehender Vorräte und die Entsorgung defekter Gegenstände lassen sich die Bestände prima kontrollieren.

Rexel entwickelt seine Produktlinien stetig weiter, um die Werkzeuge bereitzustellen, die man für den reibungslosen Betrieb eines produktiven Büros benötigt. Wenn Sie mehr über das JOY Büromaterialsortiment erfahren und Sonderangebote und aktuelle Produktinformationen erhalten möchten, können Sie hier unseren Newsletter abonnieren.

Technik als Bereicherung des Arbeitsumfelds

Unabhängig davon, wo Menschen arbeiten, nutzen sie dafür eine Vielzahl moderner Geräte und Technologien. Man sieht kaum Beschäftigte ohne Smartphone, Tablet-PC oder Laptop in der Hand – zuweilen sogar alles gleichzeitig. Konferenzen werden vom Schreibtisch aus über Skype geführt, während die Kollegen einander in der Zwischenzeit Textnachrichten senden. Und nicht zu vergessen das ständige Signal der Mailbox, wenn schon wieder eine neue E-Mail eingegangen ist.

Alle diese Technologien am Arbeitsplatz sollen die Beschäftigten eigentlich in ihrem beruflichen Alltag unterstützen – doch wirken sie sich nicht vielleicht eher nachteilig auf die Produktivität und das Wohlbefinden aus?

Ablenkung am Arbeitsplatz

Arbeitgeber haben gewiss die Befürchtung, dass dies so ist, und es gibt Zahlen, die darauf hinweisen, dass diese Befürchtung durchaus berechtigt ist. In einer von Career Builder durchgeführten Umfrage gaben 21 % der Befragten an, rund eine Stunde täglich ohne Bezug zur Arbeit im Internet zu surfen und 24 % der Befragten gaben zu, mindestens eine Stunde täglich mit Textnachrichten zu verbringen. Was kann man tun, um zu verhindern, dass dieser Trend weiter um sich greift?

Es gibt auch eine Diskussion darüber, ob E-Mails der Produktivität am Arbeitsplatz schaden. Sir Cary Cooper, Dozent für Organisationspsychologie, bezeichnet die Neigung von Arbeitskräften, während und außerhalb der Arbeitszeit permanent Nachrichten abzurufen, als „E-Mail-Epidemie“, die die Produktivität mindert. Cooper macht die übermäßige Verwendung interner E-Mails dafür verantwortlich, effizientes Arbeiten zu behindern, und weist auf den Erfolg einer französischen Firma hin, die die Verwendung interner E-Mails gestoppt hat, um die Produktivität zu verbessern.

Moderne Technik am Arbeitsplatz

Doch moderne Technik hat durchaus ihren Platz in produktiven Unternehmen. Jeden Tag expandieren Unternehmen aus ganz Europa in neue Länder, und die Technik macht dies erst möglich. Ohne moderne Technik wäre es für Unternehmen fast unproduktiv, Wachstum anzustreben. Auch auch wenn soziale Medien häufig mit unproduktivem Arbeiten in Verbindung gebracht werden, ermöglichen sie es Unternehmen bei korrekter Nutzung doch, viele Menschen auf der ganzen Welt zu erreichen.

Die vielen verschiedenen technischen Neuheiten haben auch unterschiedliche Wirkung auf Gesundheit und Wohlbefinden von Arbeitskräften. Während man von einigen Geräten weiß, dass sie die Gesundheit des Benutzers beeinträchtigen, wurden andere wie die ActiVita Tageslichtlampen speziell zur Erhöhung des Wohlbefindens am Arbeitsplatz konzipiert. Das Lampenprogramm kombiniert verschiedene Funktionen in einer Lampe und bietet unter anderem variable Lichteinstellungen zur Unterstützung von mehr Gesundheit und Wohlbefinden am Arbeitsplatz.

Eine neue Art des Arbeitens

Verändert der moderne Arbeitsplatz also, was wir unter „produktivem Arbeiten“ verstehen? Wenn von Mitarbeitern erwartet wird, den ganzen Tag online zu sein, und sie es unmöglich finden, bei Meetings nicht ihr Telefon zu kontrollieren oder ihre E-Mails zu beantworten, ist es wahrscheinlich, dass Produktivität neu bewertet werden muss.

Angesichts zahlreicher Studien, die auf die negativen Auswirkungen hinweisen, die die Geräte auf Gesundheit und Wohlbefinden der Benutzer haben können, sollte man jedoch auch berücksichtigen, dass es viele technische Geräte gibt, die speziell darauf ausgelegt sind, Komfort und Gesundheit am Arbeitsplatz zu erhöhen.

Wenn Sie mehr über das Programm intelligenter, effizienter Bürogeräte von Rexel wie die ActiVita Tageslichtlampen erfahren möchten, klicken Sie hier, um unseren Newsletter mit umfassenden Produktinformationen und Sonderangeboten zu abonnieren.

Pläne für das neue Jahr am Arbeitsplatz

 

Die Weihnachtszeit ist oft auch die hektischste Zeit in puncto Arbeit. Zum Jahresende sind Mitarbeiter sehr damit beschäftigt, ausstehende Ziele zu erreichen, alles für ihren Urlaub vorzubereiten und vor allem die Erfolge der letzten 12 Monate zu feiern.

Deshalb ist es gerade in dieser Zeit wichtig, dass sie ihre Konzentration bewahren, ihre Abwesenheit richtig organisieren und für den Neustart im Januar gewappnet sind. Doch worauf sollten Mitarbeiter inmitten all dieser Aktivitäten besonders achten?

Aufrechterhalten der Produktivität

Obwohl das Jahresende der perfekte Moment ist, um unerledigte Aufgaben und ausstehende Projekte abzuschließen, kann das schwierig werden, wenn Kollegen gerade jetzt in Urlaub gehen. Wie können Mitarbeiter also zum Jahresende produktiv bleiben?

Es ist auf jeden Fall eine gute Idee, wichtige Prozesse zu überprüfen. Die Gewährleistung der Datensicherheit ist ein zentrales Anliegen über die Weihnachtszeit. Laut Untersuchungen des britischen Information Commissioner’s Office (ICO) nimmt die Anzahl der Datenschutzverstöße durch interne Fehler gegen Jahresende zu. Dies wurde darauf zurückgeführt, dass mehr Mitarbeiter außerhalb des Büros ungesicherte Geräte verlieren.

Zudem ist dies eine gute Gelegenheit, vertrauliche Unterlagen zu vernichten, Ablagesysteme zu organisieren und wichtige Daten zu sichern. Die Sicherung des Arbeitsplatzes während der Festtage sollte für alle Mitarbeiter eine Priorität sein. Und das bedeutet natürlich auch, dass Kollegen im neuen Jahr zu einem sauberen und ordentlichen Büro zurückkehren können!

Produktivität im neuen Jahr

Es mag vorschnell scheinen, jetzt schon an das nächste Jahr zu denken – doch Januar ist die perfekte Zeit für neue Pläne, und schließlich braucht jeder einen Neujahrsvorsatz! Studien zeigen, dass nur eine von zehn Personen es schafft, ihren guten Vorsatz tatsächlich zu realisieren. Wie können Mitarbeiter also ihre Chancen verbessern? Statt vager, allgemeiner Ziele empfehlen Experten sogenannte SMART-Ziele (spezifisch, messbar, angemessen, realistisch und terminiert). Klar definierte Meilensteine in den nächsten 3, 6 und 12 Monaten sind entscheidend, damit Angestellte effektiv arbeiten können.

Bürogeräte leisten einen wichtigen Beitrag zur allgemeinen Produktivität am Arbeitsplatz. Wenn der Datensicherheit zu wenig Beachtung geschenkt wird (z. B. stapelweise Akten herumliegen und auf das Vernichten warten), ist es vielleicht an der Zeit, in neue Technologie zu investieren, um dieses Problem zu lösen.

Der Blick zurück

Vergessen wir nicht, dass es inmitten der Vorbereitungen auf Jahresende und Jahresbeginn nützlich sein kann, einzuhalten und nachzudenken. Man kann aus den Erfahrungen der letzten 12 Monate sicherlich viel lernen und dies mit dem gesamten Team teilen, um einen guten Start ins Jahr 2016 zu gewährleisten.

Erfahren Sie mehr über die Produkte von Rexel und wie sie auf vielerlei Weise die Produktivität am Arbeitsplatz unterstützen können: http://www.rexeleurope.com/en/gb/home

Quellen

http://news.bbc.co.uk/1/hi/health/7162692.stm

http://www.information-age.com/technology/security/123458729/christmas-time-ico-and-data-crime

http://www.dataiq.co.uk/news/20141224/ico-issues-five-top-tips-protect-data-over-festive-season

Schützen Sie Ihre Identität im Büro

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Die Identitätskriminalität nimmt stetig zu, denn Betrüger erlangen sowohl online als auch offline Zugriff auf vertrauliche Informationen. Durch das Klonen Ihrer Identität mithilfe gestohlener Personendaten, um anschließend neue Bankkonten zu eröffnen, Kredite aufzunehmen, Dokumente zu manipulieren oder Käufe in Ihrem Namen zu tätigen, können Cyber-Kriminelle erhebliche Rechnungen verursachen und Ihren persönlichen und beruflichen Ruf schädigen.

Laut dem Betrugsschutzservice Cifas handelt es sich bei 41 % aller Betrugsfälle um Identitätsbetrug, und der Anteil steigt weiter.

Identitätsbetrug kann nicht nur schwerwiegende Konsequenzen für Ihr Privatleben haben, sondern sich, wenn er am Arbeitsplatz auftritt, auch auf Ihr Berufsleben auswirken. Laut einer Studie von PwC berichteten 48 % der Befragten, bereits einmal Opfer von Betrug am Arbeitsplatz gewesen zu sein. Neben Direktkosten von 1,75 Milliarden Pfund für Unternehmen kann Betrug außerdem verlorene Managementzeit und in der Folge weitere Konsequenzen nach sich ziehen.

Betrogen wird sowohl online als auch offline, und es gibt viele verschiedene Arten von Betrug, so zum Beispiel IT-Betrug, Kleinstbetrügereien und die Manipulation von Konten, um nur einige wenige zu nennen. Laut dem Chartered Management Institute sind Gelegenheit, Druck und Rationalismus Auslöser für betrügerische Aktivitäten.

Welche Richtlinien gelten beim Umgang mit sensiblen Informationen?

Gemäß dem britischen Datenschutzgesetz von 1998 sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, die ordnungsgemäße Entsorgung nicht mehr benötigter persönlicher Daten sowohl von Mitarbeitern als auch von Kunden sicherzustellen. In Bezug auf die Sicherheit besagt der siebente Grundsatz des Datenschutzes: „Geeignete technische und organisatorische Maßnahmen gegen die unberechtigte oder unrechtmäßige Verarbeitung personenbezogener Daten und gegen den versehentlichen Verlust oder die versehentliche Zerstörung oder Beschädigung personenbezogener Daten sind zu ergreifen.“

Eine Umfrage im Auftrag der Regierung des Britischen Königreichs ergab, dass 39 % der Unternehmen trotz der Tatsache, Opfer von Betrug geworden zu sein, keine zusätzlichen Investitionen in die Cyber-Sicherheit getätigt haben.

Welche Arten sensibler Informationen sollten zerstört werden?

Streng vertrauliche Informationen und Unterlagen sollten am Arbeitsplatz vernichtet werden, um Identitätsbetrug und Sicherheitsverletzungen vorzubeugen. Rechnungen, Visitenkarten, Berichte, Quittungen, Marketingpläne, Mitarbeiterdaten usw. sind zu zerstören, sobald sie nicht mehr benötigt werden, da die Information Commissioner’s Office dem Unternehmen ansonsten eine Strafe von bis zu 500.000 Pfund auferlegen kann. Aktenvernichter mit Mikroschnitt sorgen dafür, dass Dokumente in A4-Standardgröße in 2.000 Papierschnipsel zerkleinert werden und eine Wiederherstellung der darauf enthaltenen Information somit nicht mehr möglich ist – was eine gute Sicherheit gewährleistet.

Verbesserung Ihres Arbeitsplatzes

Identitätskriminalität lässt sich am besten vorbeugen, wenn jene, die besonders anfällig dafür sind, sie in allen ihren Aspekten verstanden haben. Zur Vorbeugung von Identitätsbetrug gibt es verschiedene Möglichkeiten – eine davon ist das Vernichten von Akten. Unsere Auto-Feed-Aktenvernichter verhindern betrügerische Aktivitäten auf wirksame Weise. Sie schützen Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter vor Identitätsbetrug und vermeiden Geldstrafen und mögliche rechtliche Schritte. Auto Feed-Aktenvernichter sparen dank des automatischen Papiereinzugs nicht nur Zeit, sondern zudem Kosten, da sie es Mitarbeitern gestatten, sich zur gleichen Zeit anderen Aufgaben zuzuwenden.

Weitere Informationen finden Sie auf: http://www.rexeleurope.com/en/gb/home#.VhPXUenI47c

 

Quellen:

https://ico.org.uk/for-organisations/guide-to-data-protection/principle-7-security/

http://www.legislation.gov.uk/ukpga/1998/29/contents

http://www.shredding.info/resources/what-should-you-shred.aspx

http://www.wbcoft.org.uk/Attachments/Articles/Employment/Workplace%20Fraud.pdf

http://www.pwc.co.uk/assets/pdf/2015-isbs-technical-report-blue-03.pdf

https://www.cifas.org.uk/identity_fraud

http://www.techworld.com/news/security/uk-identity-theft-affected-125000-people-last-year-says-cifas-3605383/

https://www.gov.uk/data-protection/the-data-protection-act

Intelligent und produktiv

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Intelligente Technologien haben großen Einfluss auf die Produktivität vieler globaler Unternehmen. Überall auf der Welt setzen Unternehmen bereits intelligente Technologien ein – von der Sicherheitskontrolle bis hin zum Management von Energiesparmaßnahmen. Die Generation der „Digital Natives“, die jetzt auf den Arbeitsmarkt strömt, unterstützt die Einführung intelligenter Technologien, da sie ihre Liebe zu allen digitalen Dingen ins Büro bringt.

Die Integrierung intelligenter Technologien geschieht zu einer Zeit, die einst als „der Anfang vom Ende des Büros, wie wir es kennen“ bezeichnet wurde. Und in der Tat ist die Büroumgebung im Wandel begriffen, wenn auch nicht in der Art und Weise, die manche Experten vorhersahen. Der 2015 von Samsung verfasste Bericht „Smarter Futures“ stellte fest, dass der Einsatz intelligenter Technologien für eine Optimierung von Produktivität und Zusammenarbeit im Büro sorgt.

Intelligente Sensoren in Gebäuden verbessern die Mitarbeiterproduktivität

Das Internet der Dinge (engl. Internet of Things, IoT) wird Arbeitsplätze in einer neuen und aufregenden Weise revolutionieren. In Büros wird bereits eine Vielzahl intelligenter, auf das Internet der Dinge gestützter Sensoren eingesetzt, und diese verbessern die Produktivität erheblich. Einige neue Bürogebäude sind so gut durchdacht, dass sie in der Lage sind, durch den Einsatz verbundener Heiz- und Beleuchtungssysteme die Arbeitsumgebung automatisch an die Bedürfnisse der Mitarbeiter anzupassen.

In der Zukunft wird das riesige IoT-Netz Milliarden von Geräten miteinander verbinden.

Beispielsweise sind in vielen Büros die Handtuchspender mittlerweile so programmiert, dass Facility-Management-Mitarbeiter darauf aufmerksam gemacht werden, wenn die Toiletten gereinigt werden können, was ihnen eine effizientere Nutzung der zur Verfügung stehenden Zeit ermöglicht. An den im Büro aufgestellten Grünpflanzen angebrachte Sensoren können so programmiert werden, dass sie eine Nachricht an das Smartphone eines Mitarbeiters senden, wenn mehr Wasser benötigt wird. Ähnliche Sensortechnologien lassen sich in Drucker integrieren, die dann eine Meldung schicken, wenn Papier oder Toner aufzufüllen sind.

Der Nutzen von Geräten mit intelligenten Technologien

Die Integration intelligenter Technologien in Büros geht jedoch über den Einsatz von Sensoren weit hinaus. Auf dem Schreibtisch fast aller Mitarbeiter liegt ein Smartphone, das die Produktivität in verschiedener Weise unterstützt. Persönliche digitale Assistenten haben enormen Einfluss auf Zeitmanagement und Produktivität und ermöglichen es Mitarbeitern, ihre Ziele im Auge zu behalten. Andere weniger offensichtliche Bürogeräte umfassen ebenfalls eine Reihe intelligenter Funktionen, so zum Beispiel die Auto Feed-Aktenvernichter von Rexel. Diese sind mit innovativer Technik ausgestattet, sodass der Benutzer lediglich alle Papiere in das Gerät geben und eine Taste drücken muss – das Schreddern erfolgt automatisch ohne jegliche manuelle Bedienung.

Das Büro der Zukunft

Für die Zukunft bieten sich endlose Möglichkeiten für den Einsatz intelligenter Technologien zur Unterstützung produktiver Arbeit. Fahrerlose, auf das Internet der Dinge gestützte Autos werden Mitarbeiter in die Lage versetzen, sich bereits auf dem Weg zur Arbeit über arbeitsbezogene Aktivitäten auszutauschen. Eines Tages übernehmen vielleicht sogar Roboter mit künstlicher Intelligenz die Nebentätigkeiten von Mitarbeitern wie zum Beispiel Verwaltungsaufgaben.

Rexel entwickelt ständig neue intelligente Technologien zur Integration in unsere Produkte. Erfahren Sie mehr über die intelligenten Funktionen der Produktpalette Auto Feed und profitieren Sie von besonderen Angeboten und aktuellen Informationen zu unseren Produkten: Abonnieren Sie hier unseren Newsletter.

 

Quellen:

http://www.samsung.com/uk/business-images/insights/2015/SamsungSmarterFuturesReportWorkLife-0.pdf

http://www.bloomberg.com/features/2015-the-edge-the-worlds-greenest-building/

http://workplaceinsight.net/far-from-dying-out-the-office-is-becoming-more-essential-than-ever/

http://www.di.net/articles/the-office-building-of-the-future/

Das „ideale“ Büro für einen produktiven Arbeitstag

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Wirkt sich das Erscheinungsbild eines Büros auf die Produktivität der dort arbeitenden Mitarbeiter aus? Unternehmen verwenden heute viel Zeit und Mühe darauf, einen Arbeitsbereich zu entwerfen, der gut aussieht, ein ansprechendes Gefühl vermittelt und, was am wichtigsten ist, eine Atmosphäre schafft, in der die Mitarbeiter gern arbeiten. Einige der namhaftesten Marken der Welt sind bekannt für ihre cool und lebendig gestalteten Arbeitsumgebungen, so z. B. die innovativen Designs der berühmten Google-Büros.

Doch wie können Führungskräfte das „ideale“ Büro erschaffen? Der erste Schritt ist ein ausgewogenes Gleichgewicht zwischen Heizung, Lüftung und Klimatisierung. Viele Büroarbeiter beschweren sich über unangenehme Raumtemperaturen, und es wurde nachgewiesen, dass die Temperatur einen großen Einfluss auf die Produktivität hat. Studien legen nahe, dass Temperaturen über 25 °C zu um 2 % weniger effizientem Arbeiten führt. Für ein produktives Büro ebenfalls von Bedeutung ist die Belüftung. Untersuchungen haben gezeigt, dass eine unzureichende Belüftung zum Sick-Building-Syndrom (SBS) führen kann, was letztlich die Leistung der Belegschaft eines Unternehmens reduziert.

Um ein „ideales“ Büro zu schaffen, benötigt man zudem natürliches Licht. Wie Forscher festgestellt haben, führt die schlechte Beleuchtung eines Büros dazu, dass Mitarbeiter sich müde fühlen und sich nur schwer auf ihre Arbeit konzentrieren können.

Bausteine für ein „ideales“ Büro

Die Wahl der richtigen Ausrüstung ist für die Schaffung eines „idealen“ Büros ebenfalls grundlegend. Es versteht sich von selbst, dass Geräte wie Notebooks, Telefone und Tablets für das produktive Arbeiten unerlässlich sind. Um sowohl effizient zu arbeiten als auch mit anderen zu kommunizieren, verlassen die Mitarbeiter sich darauf, dass ihre Geräte ordnungsgemäß funktionieren, wann immer sie auf sie zugreifen. Technik, die nicht funktioniert, wirkt sich natürlich negativ auf die Leistung von Mitarbeitern aus.

Elektrische Geräte wie Bürodrucker, Aktenvernichter und Laminierer müssen sorgfältig ausgewählt werden, um die Produktivität am Arbeitsplatz zu gewährleisten. Die Auswahl eines Aktenvernichters, der schnell arbeitet und wenig manuelle Bedienung erfordert, ist für eine produktives Büro besonders wichtig. Die Auto Feed-Aktenvernichter von Rexel stützen sich auf eine patentierte Technologie, um automatisch bis zu 750 Blatt Papier zu schreddern, und setzen der Verschwendung kostbarer Arbeitszeit im Büro durch manuelle Aktenvernichter ein Ende. Stattdessen heißt es jetzt nur noch: Stapel rein, Deckel schließen, fertig!

 

Die „ideale“ Büroatmosphäre schaffen

Die „ideale“ Atmosphäre sollte sowohl die Persönlichkeit eines Unternehmens widerspiegeln als auch die Mitarbeiterproduktivität optimieren. Farbe wird oft als Stimmungswerkzeug eingesetzt, und Forscher haben gezeigt, dass Mitarbeiter je nach ihrer Aufgabe in unterschiedlicher Weise auf Farben reagieren. So kann die Farbe Blau z. B. zur Förderung der Kreativität verwendet werden, während rote Farbtöne im Büro Mitarbeitern vor allem bei solchen Aufgaben helfen sollen, bei denen auf Details geachtet werden muss. Für eine optimale Produktivität am wichtigsten ist, dass am Arbeitsplatz eine positive Atmosphäre herrscht, die Mitarbeiter sich wohlfühlen und mit ihrer Rolle innerhalb des Unternehmens zufrieden sind.

Erfahren Sie mehr darüber, warum Auto-Feed-Aktenvernichter eine bedeutende Rolle für das „ideale“ Büro spielen, und profitieren Sie von besonderen Angeboten und aktuellen Informationen zu den Produkten von Rexel: Abonnieren Sie hier unseren Newsletter.

Quellen:

http://www.theguardian.com/women-in-leadership/2015/feb/03/perfect-workspace-productive-ideal-office

http://digest.bps.org.uk/2009/02/colours-affect-mental-performance-with.html

http://www.inc.com/guides/2010/05/create-productive-office-environment.html

https://indoor.lbl.gov/sites/all/files/lbnl-60946.pdf

Was unterstützt oder behindert die Produktivität im Büro?

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Unternehmen sind unablässig auf der Suche nach Wegen, Kosten so gering wie möglich zu halten, und eine gängige Methode, um dies zu erreichen, liegt in der Steigerung der Effizienz von Arbeitsabläufen. Damit Führungskräfte das Zeitmanagement von Mitarbeitern verbessern können, müssen sie zunächst einmal verstehen, was einer produktiven Arbeitsumgebung zu- oder abträglich ist. 

Produktivitätskiller aus dem Weg räumen

Eine geläufige Gefahr für die Produktivität stellen Handys dar. In einer Umfrage durch Career Builder gaben 24 % der Beschäftigten an, dass sie im Laufe ihres Arbeitstages auch persönliche Anrufe entgegennehmen und Textnachrichten verschicken. Soziale Medien sind ebenfalls in die Ränge der zeitraubenden Produktivitätskiller aufgestiegen. 38 % der Manager erklärten, dass Mitarbeiter, die in sozialen Netzwerken unterwegs sind, ihrer Meinung nach mittlerweile den Hauptgrund für gestörte Arbeitsabläufe darstellen. Auch Meetings werden als Zeitverschwendung betrachtet. Oft erweisen diese sich als unproduktiv und richtungslos, sodass Mitarbeiter aus Meetings kaum neue Ziele oder Anregungen mitnehmen.

Technik: der beste Verbündete der Produktivität?

Bürotechnik stellt uns hinsichtlich der Produktivität bekanntermaßen vor eine Reihe von Herausforderungen. 7 % der Büroangestellten gaben an, dass schlecht funktionierende oder langsam arbeitende Technik sich negativ auf die Produktivität auswirkt. Effizient arbeitende Technik hingegen trägt wesentlich zu gutem Zeitmanagement bei. Der Aktenvernichter wird regelmäßig im Zusammenhang mit produktiver Arbeit genannt, da solche Geräte in fast allen Unternehmen Anwendung finden. Mitarbeiter müssen ständig Papiere vernichten, seien es nun sensible personenbezogene Daten oder voluminöse firmeninterne Dokumente. Ein unzuverlässiger Aktenvernichter verschwendet Zeit, die für interessantere und sinnvollere Aufgaben verwendet werden könnte. Bei der Auswahl eines Büro-Aktenvernichters sollten Führungskräfte diesen Aspekt berücksichtigen. Rexel hat erkannt, was ein Aktenvernichter leisten muss, und unterstützt mit der Produktpalette Auto Feed, die 98 % weniger Zeit zum Schreddern von Dokumenten benötigt, ein besseres Zeitmanagement. 

Aufbau einer Strategie für Produktivität im Büro

Möglichkeiten zur Steigerung der Produktivität zu entwickeln, ist unkompliziert. Spezialisten empfehlen, kleine Änderungen vorzunehmen, zum Beispiel für eine gute Beleuchtung und Belüftung zu sorgen, was die Produktivität bereits um 16 % steigert. Die richtige Unternehmenskultur ist für produktives Arbeiten ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Forscher auf dem Gebiet des Personalwesens haben gezeigt, dass Unternehmen mit einer starken Lernkultur um 37 % produktiver sind. Die aktive Vermittlung von Unternehmenswerten ist eine gängige Methode, Mitarbeiter zu Produktivität zu inspirieren.

Die Einführung eines Auto Feed-Aktenvernichters im Büro kann die Entwicklung einer Strategie zur Steigerung der Arbeitsplatzproduktivität ebenfalls unterstützen, denn er baut auf ein Grundprinzip für Produktivität: die einfachste, am leichtesten umzusetzende und vor allem schnellste Methode zur Durchführung einer Aufgabe zu finden.

Um über aktuelle Neuigkeiten und Angebote von Rexel informiert zu werden, abonnieren Sie bitte hier unseren Newsletter.

Quellen:

http://www.careerbuilder.com/jobposter/resources/page.aspx?template=none&pagever=productivity2014

http://www.oracle.com/us/chro-docs/june-2013-chro-deck4-1961622.pdf

http://www.officetime.net/blog/the-2015-time-wasters-survey-exit-thoughts/

Dokumentenmanagement hat einen starken Einfluss auf die Produktivität von Unternehmen

Jedes Jahr druckt ein Mitarbeiter in Großbritannien im Durchschnitt sage und schreibe 10.000 Blatt Papier aus, und von diesen 10.000 Blättern landen geschätzte 70% im Müll. Auch haben Untersuchungen gezeigt, dass inmitten der riesigen Papiermengen am Arbeitsplatz bis zu fünf Prozent der Ausdrucke schlicht verloren gehen.

Ein solch hohes Druckvolumen wirkt sich nicht nur negativ auf die Umwelt aus, sondern beeinträchtigt auch die Produktivität. Berichte des Marktforschungsinstituts IDC zeigen, dass Probleme im Zusammenhang mit Druckdokumenten die Produktivität von Unternehmen um 21% sinken lassen.

Auf der Suche nach verloren gegangenen Dokumenten

Bei der Einschätzung der Kosten durch Dokumentendrucke müssen Unternehmen auch das unwiderlegbare Risiko in Betracht ziehen, dass Papierdokumente beschädigt oder verlegt werden. Ohne digitale Unterlagen können wichtige Informationen unwiederbringlich verloren gehen, was Unternehmen eine Vielzahl von Problemen beschert.

Wenn man nicht in der Lage ist, ein benötigtes Dokument für einen potenziellen Kunden rasch aufzufinden, kann dies durchaus Umsatzeinbußen nach sich ziehen. Zudem können aufgrund unzureichender Daten falsche Geschäftsentscheidungen getroffen werden. Und wenn Mitarbeiter gezwungen sind, Hilfe zu suchen, um auf relevante Informationen zuzugreifen, beeinträchtigt dies die Produktivität.

Unnötiges Drucken

Auch der Bürodrucker selbst stellt eine erhebliche Belastung für die Unternehmensressourcen dar. Managed Print UK schätzt, dass bis zu 5% des Jahresumsatzes eines Unternehmens auf Druckkosten entfallen und IT-Abteilungen ein Drittel ihrer Zeit aufwenden, um Druckerprobleme zu lösen.

Ebenfalls problematisch ist die Tatsache, dass ein Drucker im Büro eine potenzielle Quelle für Ablenkungen darstellt. Aus einer Umfrage von Brothers International Corporation geht hervor, dass 61% der Mitarbeiter am Bürodrucker mit Kollegen ein Gespräch anfangen, während nur 31% dies am Wasserspender tun. Zudem kostet es Mitarbeiter Zeit, von ihrem Schreibtisch zum Drucker und zurück zu laufen, und womöglich erst einmal zu warten, bis andere Kollegen mit dem Drucken fertig sind.

Organisation im Büro

Es gibt auch Anhaltspunkte dafür, dass es sich negativ auf die Büroatmosphäre auswirkt, wenn bei Papierdokumenten Durcheinander herrscht. 80% der Büroangestellten stimmten in einer aktuellen Umfrage zu, dass auch nur ein einziger schlecht organisierter Kollege die Produktivität des gesamten Büros beeinträchtigen kann.

Für Dokumentendruck und Dokumentenmanagement sind eine Reihe von Lösungen verfügbar. Durch die Einführung von Kontrollen können Firmen den Papierverbrauch und die Druckernutzung durch einzelne Mitarbeiter verfolgen. Organisationslösungen für das Büro wie Dokumentablagesysteme, Archivierung und Kennzeichnung verringern zudem den Zeitaufwand zum Auffinden erforderlicher Dokumente und steigern die Produktivität beträchtlich.

Rexel hat es sich zum Ziel gesetzt, durch Lösungen zu einer verbesserten Arbeitsplatzorganisation und einer Steigerung der Produktivität von Unternehmen beizutragen. Wir entwickeln kontinuierlich neue und innovative Möglichkeiten zur Effizienzförderung. Um mehr zu erfahren, aktuelle Produktinformationen zu erhalten und über Neuigkeiten informiert zu werden, melden Sie sich bitte unter folgendem Link an.

Wir würden gern erfahren, wie Ihr Unternehmen Druckkosten unter Kontrolle hält und Dokumente nachverfolgt. Wir freuen uns auf Ihre Tipps in den Kommentaren!

Umweltfreundliche Büros steigern das Wohlbefinden am Arbeitsplatz

Die Nachfrage nach grünen Büros in Unternehmen steigt, und laut PWC ist die Nachhaltigkeit von Gebäuden mittlerweile für viele Büromieter ein wichtiger Aspekt. Überall auf der Welt treiben Gesichtspunkte wie Kosten, Umweltauswirkungen und Mitarbeiterwohlbefinden das Rennen um Nachhaltigkeit an. Grüne Arbeitsplätze gibt es in vielen verschiedenen Formen. Oft wird dabei ein Schwerpunkt auf den Energieverbrauch und die Verwendung von Recyclingmaterialien gesetzt, und umweltfreundliche Praktiken am Arbeitsplatz sind längst keine Ausnahme mehr.

Grüne Büros

Die Umsetzung von Umweltrichtlinien am Arbeitsplatz bringt sowohl Führungskräften als auch Mitarbeitern eine Reihe von Vorteilen. Untersuchungen haben gezeigt, dass eine grüne Büroumgebung die Produktivität von Mitarbeitern anregt, und eine Studie der Universität Exeter aus dem Jahr 2014 weist nach, dass mit Grünpflanzen ausgestattete Büros eine um bis zu 15% höhere Produktivität verzeichnen. Zudem haben Mitarbeiter eine positivere Sicht auf ihr Arbeitsleben und gehen die gestellten Aufgaben aktiver an. Eigentümer profitieren von Einsparungen durch eine mögliche Senkung der Energie-, Betriebs- und Wartungskosten.

Auch für die Gewinnung und Bindung von Personal sind grüne Bürokonzepte von Vorteil. Auf dem Karriereportal TheLadders gaben 90% der Befragten an, dass es ihnen wichtig ist, für ein umweltfreundliches Unternehmen zu arbeiten. Darüber hinaus erklärten 72%, dass sie ein grünes Büro dem weniger grün gestalteten Arbeitsbereich eines anderen Unternehmens vorziehen würden. Dies zeigt, dass die Umsetzung ökologischer Richtlinien nicht nur für den einzelnen Arbeitnehmer, sondern auch für das Unternehmen als Ganzes von Vorteil ist, denn eine Steigerung der Produktivität durch Umweltinitiativen zahlt sich vielfach aus.

Luftqualität

Auch das Thema der Innenraumluftqualität lenkt den Fokus auf grüne Büros. Untersuchungen belegen einen direkten Zusammenhang zwischen der Luftqualität und der Produktivität von Arbeitnehmern. Eine Erhebung aus dem Jahr 2006 ergab, dass die schlechte Luftqualität der Büroumgebung zu einer Leistungsverringerung um 10% führen kann. Es wurden insbesondere Aspekte wie die Tippgeschwindigkeit und der Umfang an erledigten Aufgaben in Büros untersucht, deren Luftqualität zu wünschen übrig ließ.

Die Luftqualität wirkt sich auch auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter aus. Zahlen belegen, dass Büros mit einer besseren Belüftung 35% weniger kurzfristige Krankschreibungen verzeichnen. Außerdem haben mehrere Studien eine Verbindung zwischen schlechter Luftqualität und dem Auftreten des Sick-Building-Syndroms ergeben. Eine schlechte Luftqualität löst ganz unterschiedliche Krankheitssymptome bei Mitarbeitern aus und beeinträchtigt letztlich die Produktionsleistung des gesamten Unternehmens.

Verbesserungen am Arbeitsplatz

Eine schlechte Luftqualität kann das Ergebnis verschiedener Faktoren innerhalb des Bürogebäudes sein. So beeinflussen Verunreinigungen wie Staub, Chemikalien, Schimmel und Umgebungsbedingungen wie Temperatur, Luftfeuchtigkeit, Beleuchtung und Lärm die Luftqualität. Eine Verringerung von Luftverunreinigungen zu erreichen, kann hingegen sehr einfach sein. Die Installation einer Luftreinigungsanlage (Hyperlink: http://www.rexeleurope.com/en/gb/6904/4402006/activita-ap2000-air-purifier#.VcM6CTBVhHx) reduziert den Gehalt an Schadstoffen und Partikeln in der Luft und sorgt für eine gesunde Büroumgebung. Mitarbeiter sollten stets umgehend auf Probleme bei der Luftqualität hinweisen, um Komplikationen frühzeitig vorzubeugen.

Rexel entwickelt ständig neue Produkte für eine verbesserte Büroumgebung. Unser Schwerpunkt sind Leistung und Qualität, um das Wohlbefinden am Arbeitsplatz zu verbessern. Um aktuelle Neuigkeiten und Angebote unseres Teams zu erhalten, melden Sie sich bitte hier für unseren Newsletter an.

Gern können Sie uns weiter unten auch einen Kommentar hinterlassen. Wir freuen uns darauf zu erfahren, was Sie zur Verbesserung Ihrer Büroumgebung unternehmen!

 

Quellen:

http://www.pwc.com/us/en/asset-management/real-estate/publications/emerging-trends-in-real-estate-2015.jhtml

http://info.theladders.com/inside-theladders/to-make-your-company-grow-think-green

http://senseair.se/wp-content/uploads/2011/05/1.pdf

http://www.theguardian.com/sustainable-business/2014/sep/24/office-building-design-worker-health-wellbeing-productivity

Jeder Cent zählt: Die fünf häufigsten Gründe warum Ihr Unternehmen keine Kosten spart

Ein weiser Mann hat einmal gesagt, dass jeder gesparte Cent ein verdienter Cent ist. Und dies trifft auf Unternehmen ganz besonders zu, wo effektive Kosteneinsparungen den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen können.

Sie müssen das Geld also nur an den richtigen Stellen investieren und schon stellt sich unternehmerischer Erfolg ein! Ganz einfach, oder? Ja, wenn es denn so wäre, dann führen wir alle in Lamborghinis durch die Gegend und machten Urlaub in Monaco.

Die Wahrheit ist, dass einige der Kosten beim Betrieb eines Unternehmens einfach durchlaufen, was es sehr schwer macht, diese zu überwachen oder zu kontrollieren. Wie jeder Chef weiß, sind die höchsten Kosten im Unternehmen oft die Arbeitskosten. Da die Arbeitskosten – bestehend aus Löhnen und Gehältern, Sozialleistungen und Lohn- sowie sonstigen damit zusammenhängenden Steuern – bis zu 70 % der gesamten Unternehmensaufwendungen ausmachen, ist es sinnvoll, hier Einsparungen zu erzielen, wo immer dies möglich ist, und dennoch die Belegschaft bei Laune und die Produktivität hoch zu halten.

Angesichts steigender Kosten ist es nicht überraschend, dass Unternehmen versuchen, ihre Ausgaben durch Kosteneinsparungsmaßnahmen zu senken. Viele fühlen sich dem Druck ausgesetzt, mit weniger Mitteln mehr zu tun – weniger Arbeiter, weniger Ressourcen und weniger Geld.

Aber es gibt einfache und direkte Wege, mit dem Problem der Arbeitskosten fertig zu werden und dabei sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen prosperiert. Ein paar stelle ich hier vor:

Überprüfen Sie Gehälter und Löhne

Um es frei nach einem Songtitel der Sängerin Yazz zu formulieren: Es gibt nur eine Richtung, nach oben! Und dies gilt im Allgemeinen für Löhne und Gehälter, die tendenziell auch dann nach oben gehen, wenn sich die Märkte und die finanziellen Bedingungen ändern. Lohn- und Gehaltstabellen sollten regelmäßig überprüft werden um sicherzustellen, dass sie im Einklang mit den aktuellen Trends stehen. Jährliche Lohn- und Gehaltserhöhungen sollten nicht einfach so durchgeführt werden, nur weil dies einmal die „Norm“ war. Wenn Ihre Arbeiter mehr verdienen, als aktuell für ihre Stelle üblich ist, dann zögern Sie die Erhöhung so lange hinaus, bis der aktuelle Stand erreicht ist.

Senken Sie die Mitarbeiterfluktuation

Hohe Mitarbeiterfluktuation = erhöhte Kosten. Tatsache! Neben den direkten Kosten durch die Honorare und Gehälter derer, die mit der Anwerbung, Auswahl, Einstellung und Schulung neuer Mitarbeiter befasst sind, gibt es auch noch indirekte, „unsichtbare“ Kosten, die zu berücksichtigen sind. Eine hohe Mitarbeiterfluktuation führt zu schlechterer Qualität in der Verarbeitung, längeren Produktionszeiten, mehr Ausschuss und mehr Flüchtigkeitsfehlern. Wenn Sie effektiv Kosten senken wollen, ist es von größter Bedeutung, eine stabile Stammbelegschaft zu erhalten.

Schulen Sie Mitarbeiter in verschiedenen Bereichen

Mitarbeiter mit einzigartigen Fähigkeiten oder Qualifikationen können in der Regel hohe Löhne und Gehälter auf dem Markt verlangen. Wenn man vollständig von diesen Spezialisten abhängig ist, kann sich dies negativ auf die Fähigkeit auswirken, betriebliche Änderungen vorzunehmen. Indem Sie Mitarbeiter in verschiedenen Bereichen schulen, kann Ihre Belegschaft eine ganze Reihe von Operationen durchführen, wodurch es Ihnen möglich wird, Änderungen – auch Entlassungen – vorzunehmen, ohne dass sich dies auf Ihre Fähigkeit auswirkt, die Waren an Ihre Kunden zu liefern.

Stellen Sie von festen Gehältern und Löhnen auf Provisions- oder Honorarbasis um

Anstatt Mitarbeiter in rauen Zeiten zu entlassen, könnte man stattdessen versuchen, die Kosten, die sie verursachen, in Ausgaben zu verwandeln, die nur dann anfallen, wenn Ihr Unternehmen dadurch auch Einnahmen erzielt. Ein Verkäufer ist möglicherweise gewillt, einen höheren Provisionssatz bei einem niedrigeren garantierten Festgehalt zu akzeptieren, während andere möglicherweise anstelle eines regulären Lohns gut bezahlte Auftragsarbeiten zu übernehmen bereit sind, wenn diese verfügbar sind.

Nutzen Sie Automatisierung

Die Technik hat in den letzten Jahren rasante Fortschritte gemacht; es können mehr Aufgaben abgewickelt werden, und das benutzerfreundlich und kosteneffektiv. Nutzen Sie die Arbeitskraft Ihrer vorhandenen Belegschaft, indem Sie die modernsten Werkzeuge einsetzen, um die Arbeit zu vereinfachen und zu beschleunigen. Mitarbeitern Löhne für einfachste manuelle Aufgaben zu zahlen, die viele Stunden in Anspruch nehmen, ist nicht kosteneffektiv. Oft wird die Auslagerung von Aufgaben als Möglichkeit zur Kosteneindämmung vorgeschlagen, doch durch kleine Investitionen in die richtigen Technologien und Geräte können alle Aufgaben weiterhin sicher und kostengünstig intern erledigt werden, während die Mitarbeiter mehr Zeit haben, um die wichtigen Aufgaben zu erledigen. Die Zahlen zeigen, dass sich durch die Nutzung von Aktenvernichtern mit automatischer Zuführung bis zu 65 % der Kosten gegenüber den bisherigen Aktenvernichtungskosten einsparen lassen und jedes Jahr Hunderte von Euro in Bezug auf die Mitarbeiterproduktivität gewonnen werden. Arbeite smart anstatt hart!

Kostenmanagement beginnt ganz oben. Ist Ihr Unternehmen so kosteneffektiv, wie es sein könnte?